De waarde van de archieven van kerken is groot. In veel steden en dorpen staan op het moment kerkgebouwen leeg. Willen geïnteresseerden meer te weten komen over het gebouw, over de gelovigen die het gebouw gebruikten en over hun beweegredenen, dan kunnen ze dat bij betrokkenen navragen, maar ook door archiefonderzoek te doen. Kerken zijn eeuwenlang actief geweest in het onderwijs, de armenzorg, de volkshuisvesting, de politiek, de sport, etc. Op het (Friese) platteland hielden kerkvoogdijen zich bezig met openbare voorzieningen en infrastructuur. Ook nu nog helpen (leden van) kerken vluchtelingen op te vangen en participeren ze in initiatieven als de voedselbank. Kerkelijke archieven geven zowel inzicht in (de ontwikkelingen in) het godsdienstig leven als in samenleving als geheel. Ze verdienen het daarom goed te worden bewaard en op vakkundige wijze toegankelijk te worden gemaakt en beschikbaar te worden gesteld.
Met financiële steun van de provincie Fryslân en het Classicaal Regionaal Overlegorgaan (CRO) Fryslân van de Protestantse Kerk (PKN) deden wij met ons bureau onderzoek naar de situatie omtrent de kerkelijke archieven in Fryslân. Die is zorgelijk te noemen. Veel kerkelijke gemeenten hebben geen archiefbeheerder. De kerken bewaren het archief doorgaans in een (overvolle) kast of kluis in de kerk of het verenigingsgebouw. Het digitaal gevormde materiaal dreigt verloren te gaan. Tresoar en de meeste Friese gemeenten nemen de archieven meestal op, maar ze doen niet of nauwelijks aan actieve acquisitie, terwijl de inventarissen van de kerkelijke archieven op uiteenlopende websites worden gepubliceerd. In het rapport worden aanbevelingen gedaan ter verbetering van de situatie. Een belangrijke aanbeveling is het inrichten van een webportal. Een website kan een grote bijdrage leveren aan de redding van de kerkelijke archieven.
We richten ons in eerste instantie op (de archieven van) de kerken in Fryslân. De webportal kan worden uitgebreid tot de archieven van de andere provincies. Bij de keuze van de domeinnaam, www.kerkelijkearchieven.nl, is hier rekening mee gehouden. Op de webportal worden de archieftoegangen bij elkaar gebracht en, met behulp van Spinque Desk, doorzoekbaar gemaakt. Dat kunnen de inventarissen zijn van archieven die bij een archiefinstelling of een burgerlijke gemeente berusten, maar ook toegangen op archieven die de kerkelijke gemeenten in eigen beheer hebben. Kerkelijke gemeenten zullen zelf informatie kunnen aandragen. De opzet van de portal is eenvoudig. Op de homepagina kan worden gezocht 'op alles', daarna volgen de kerkenpagina(s) en de pagina(s) voor de archieftoegangen, ten slotte wordt een kaartje getoond. Er bestaan diverse verwante websites, zoals de zogeheten kloosterkaart van Koen Goudriaan (http://geoplaza.vu.nl/cms/maps/235-kloosterkaart), www.dominees.nl en www.reliwiki.nl. Wellicht kan in de toekomst een koppeling met deze, en andere gerelateerde websites tot stand worden gebracht.
De webportal is een initiatief van Archiefbureau Ruerd de Vries te Kollum (www.ruerddevries.nl), dat in dit project samenwerkt met Spinque te Utrecht (software, www.spinque.com), Studio Plu te Utrecht (vormgeving, www.studioplu.nl), en Overboord te Amsterdam (technische realisatie, www.overboord.nl). Het project wordt stapsgewijs opgezet. De voorbereidende werkzaamheden bestaan uit het realiseren van een klikmodel van de portal. Het model is, begin 2018, al gemaakt: https://projects.invisionapp.com/share/VQFB9ZJUR#/screens/273209769). Fase 2 behelst het maken van een basiswebsite met alleen de kerkenpagina, waarbij we beginnen met de kerken in de Friese gemeente De Fryske Marren. Fase 3 bestaat uit het publiceren en doorzoekbaar maken van de kerkelijke archieven in heel Fryslân. Uiteraard werd en wordt steeds op allerlei manieren (beurzen, lezingen, artikelen) gewerkt aan de bekendheid van het portalproject. Mits voldoende gelden bij elkaar zijn gebracht, willen we in 2019 beginnen met de ontwikkeling van de basiswebsite (fase 2). Zodra we de resterende gelden hebben ontvangen of toegezegd hebben gekregen, maken we de webportal af. Wilt u meer weten over dit project of wilt ons steunen (hetzij financieel hetzij op een andere manier), neemt u dan contact met ons op. We informeren u graag!